Immer wieder kommt ihr mit eurem Projekt unter Zeitdruck und werdet nicht rechtzeitig fertig? Dann liegt das Problem in der Projektplanung!

Projektplanung ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements und Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektabwicklung. In diesem Artikel wird euch Step by Step erklärt, wie ihr euer nächstes Projekt besser planen könnt.

Bessere Planung, besseres Projekt

Es gibt zwei typische Fehler, welche die meisten beim Beginn eines neuen Projektes begehen. Entweder man stürzt sich Hals über Kopf an die Arbeit oder man verbraucht am Anfang viel zu viel Zeit mit dem Erstellen von  Plänen oder Statistiken. Das richtige Vorgehen ist der Mittelweg. Ein Projekt muss geplant sein, aber man sollte sich nicht in den Details verlieren. Auch Flexibilität und Stabilität der Planung sind wichtig.

Schritt für Schritt zu deinem erfolgreichen Projekt

• Projektauftragserklärung
  • Schritt 1: Projektdefinition
  • Schritt 2: Projektauftrag
  • Schritt 3: Projektorganisation

• Grobplanung
  • Schritt 4: Projektstrukturplan
  • Schritt 5: Ressourcenplan
  • Schritt 6: Kostenplan
  • Schritt 7: Meilensteinplan
  • Schritt 8: Risikomanagement
  • Schritt 9: Projekthandbuch

• Feinplanung
  • Schritt 10: Arbeitspaket-Beschreibungen
  • Schritt 11: Abhängigkeiten im Projekt
  • Schritt 12: Kapazitätenplan
  • Schritt 13: Kommunikationsplan

Projektauftragsklärung

Zu Beginn des Projektes erstellt man einen Projektauftrag. Der Projektauftrag ist eine Aufgabenbeschreibung, indem wird festgelegt, welche Ziele mit welchen Ressourcen in welchem Zeitraum erreicht werden sollen. 

Schritt 1: Projektdefinition

Als allererstes sollte die Frage geklärt werden, ob es sich bei eurem Vorhaben auch um ein Projekt handelt. Die folgenden Kriterien könnt ihr kontrollieren:

• Euer Projekt hat einen Start- und Endtermin
• Das Projekt wurde von eurem Team konzipiert
• Es könnten Risiken dabei sein
• Das Vorhaben meistern mindestens zwei Personen

Schritt 2: Projektauftrag

Jetzt legt ihr eure Ziele für das Projekt fest, indem ihr diese in der Gruppe bestimmt und im Projektauftrag festhaltet. Der Projektauftrag dient dazu, dass alle im Team die gleichen Ziele verfolgen.

Folgende Daten müssen in jedem Projektauftrag vorhanden sein:

1. Projektbezeichnung: Name des Projektes
2. Projektziele: Gib deine Ziele an, die am Ende erreicht werden sollen.
3. Nicht-Ziele: Die Nicht-Ziele sollen die Ziele, die erreicht werden müssen, besser klarstellen. Was soll nicht Teil des Projektes sein? 
4. Start- und Endtermin: An welchem Datum beginnt das Projekt und wann wird es voraussichtlich enden?
5. Hauptaufgaben: Welche Aufgaben müssen am Ende umgesetzt sein?
6. Projektteam: Welche Personen aus welchen Abteilungen arbeiten mit?
7. Unterschriften: Die Unterschriften aller Mitarbeiter.

Probleme beim Ausfüllen? Dann schau dir hier ein ausgefülltes Beispiel an.

Es können noch weitere Daten wie das Projektbudget oder die Projektrahmenbedingungen und -risiken in dem Dokument aufgelistet werden. Zusätzlich zum Projektauftrag wird im Idealfall das Produktionsblatt der Hochschule ausgefüllt.

Alternativ zum Projektauftrag, wird im Idealfall, das Produktionsblatt der Hochschule ausgefüllt. Dieses Produktionsblatt dient dazu, sich Räume freischalten zu lassen, die man für sein Projekt benötigt oder um Equipment auszuleihen.

Schritt 3: Projektorganisation

Grobplanung

Im nächsten Schritt folgt die Grobplanung. Hier bietet es sich bei größeren Projekten an, das Team für die Planung zu nutzen. Bei kleineren Projekten kann die Grobplanung von einer einzelnen Person erledigt werden.

Schritt 4: Projektstrukturplan

Um ein Projekt besser anzugehen, zerlegt man den größten Aufwand in kleine Arbeitspakete. So kann man komplexe Arbeitsschritte reduzieren und man hat kleinerer Ziele vor Augen. Diesen Strukturplan könnt ihr, wie im Beispiel zu sehen ist, im Projektauftrag mit definieren. Der Produktionsstrukturplan zeigt auf einem Blick den Verlauf des Projektes anhand der Arbeitspakete. 

Der Projektstrukturplan kann folgende Informationen enthalten:

• Arbeitspaket -Name
• Arbeitspaket -Start- und Endtermin
• Arbeitspaket -Verantwortlichkeit
• Leistungsfortschritt des Arbeitspakets
• Arbeitspaket -Status (Grün, Gelb, Rot)

Die Arbeitspakete werden vorher in der Gruppe gesammelt und definiert. Diese werden dann zu Projektphasen zusammengefasst. Die entstehenden Cluster könnt ihr anhand inhaltlicher oder zeitlicher Gemeinsamkeiten erstellen. Teilt euch in der Gruppe die Arbeitspakete auf.

Schritt 5: Ressourcenplan

Bei diesem Schritt klärt ihr die Frage, wer wie viel Zeit für das Projekt aufbringen kann. Der Ressourcenplan dient dazu, anhand der Arbeitspakete den Zeitaufwand eures Projektes zu ermitteln. Die Start- und Endtermine, helfen euch zur Orientierung.

Schritt 6: Kostenplan

Nachdem ermittelt wurde, wie viel Zeitbedarf das Projekt benötigt, solltest ihr die Kosten und Kapazitäten abschätzen. Die Kosten können individuell für jedes Arbeitspaket berechnet werden. Informiert wie ihr über die Hochschule Kosten sparen könnt. 

Schritt 7: Meilensteinplan

Meilensteine sind Projektteilergebnisse, die man festlegt, um kleinere Ziele zu erreichen. Mit Meilensteinen kann man ebenfalls gut einschätzen, ob das Endziel erreicht werden kann. Besonders, wenn das Projekt über ein oder zwei Semester geht, ist es sehr empfehlenswert Meilensteine festzulegen. Das Erreichen eines Meilensteins kann auch die Motivation des Teams steigern. 

Die Meilensteine sind oft am Ende einer Projektphase definiert. Je nachdem welchen Projekttyp ihr startet, sind die Meilensteine unterschiedlich definiert. Wenn du einen Film mithilfe der Hochschule drehen möchtest, könnten folgende Meilensteine definiert werden:

• Erstes großer Meilenstein: Konzeption und Planung
  • Grobe Idee der Story steht
  • Die Charaktere und die Story wurden ausführlich ausgearbeitet
  • …

• Zweiter großer Meilenstein: Vorbereitung und Organisation
  • Apartments  sind festgelegt
  • … 

Die Meilensteine kannst du unterschiedlich definieren, indem ihr sie mit Stichpunkten beschreibt. Im Projektstrukturplan könnt ihr die Meilensteine kennzeichnen.

Schritt 8: Risikomanagement

Wenn alle Risiken im Team gesammelt wurden, werden sie bewertet. Bei der Bewertung beantwortet ihr diese zwei Fragen:

• Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos?
• Welche Auswirkung hat das Risiko auf das Projekt?

Schritt 9: Projekthandbuch und -dokumentation 

Damit alle eure Text- oder Arbeitsdateien für jeden einsehbar sind und zur Verfügung stehen, bietet es sich an, eine Ordnerstruktur anzulegen. Die Ordnerstruktur oder auch das Projekthandbuch könnt ihr anlegen, wie es zu eurem Arbeitsflow passt. Auf dieser Webseite könnt ihr euch über Dokumentenmanagement bei Projekten informieren.

Feinplanung

Jetzt geht es um die detaillierte Feinplanung. Hier ist es wichtig, dass am Ende alle beteiligten Personen aus dem Team genau wissen, was sie zu tun haben, um ans Ziel zu kommen.

Schritt 10: Arbeitspaketbeschreibungen 

Die Arbeitspakete, die vorher schon festgelegt sind, bekommen jetzt eine Beschreibung. Jeder aus dem Team nimmt sein Arbeitspaket und beschreibt seine Aufgaben, für die er zuständig ist. Die Aufgaben können so detailliert wie nötig beschrieben werden. Auch Termine einzutragen, ist empfehlenswert. Wichtig ist es auch, die Ziele für jedes Arbeitspaket zu definieren. Was muss alles getan werden, um das Ziel des Arbeitspakets zu erreichen? Wenn alle Arbeitspakete beschrieben sind, kann das ganze Team einsehen, wer was macht und wer mit wem zusammenarbeiten muss. Hier könnt ihr alle Aktivitäten überprüfen, welche wichtig für das Projekt sind.

Schritt 11: Abhängigkeiten im Projekt

Am besten legt ihr untereinander fest, welche Verantwortung jeder trägt und welche Aktivitäten voneinander abhängig sind. Diese zwei Fragen sind zu klären: Welche Ergebnisse werden gebraucht, um das Arbeitspaket starten zu können? Wer liefert diese Ergebnisse? So könnt ihr besser einsehen, wer wovon abhängig ist. Das bedeutet, wenn ein Arbeitspaket zeitliche Verschiebungen hat, hat es Auswirkungen auf andere Arbeitspakete und somit auf das ganze Projekt.

Schritt 12: Kapazitätenplan 

Zuletzt werden die Dauer und Kapazitäten der Aufgaben geschätzt. Die Kapazitäten werden anhand der Arbeitspakete und deren Beschreibungen ermittelt. Eine grobe Kapazitätsplanung wurde schon bearbeitet, aber hier solltet ihr nach der Feinplanung nochmals darüber schauen. Bei Bedarf könnt ihr Korrekturen vornehmen, wie zum Beispiel bei der Bearbeitungsdauer oder den Kosten. Auch eine Überarbeitung des Ressourcenplans ist möglich.

Am besten schreibt ihr die Abhängigkeiten und den Kapazitätenplan zu den Arbeitspaketen.

Schritt 13: Kommunikationsplan 

Die Kommunikation im Team ist das A und O. Deswegen ist die Erstellung von einem Kommunikationsplan wichtig. 

Mindestens vier Meetings sind in jedem Projekt nötig:

1. Kick-off: Das Kick-off-Treffen ist das Projektstart-Ereignis. Dort trifft sich das ganze Team, um das Projekt kennenzulernen. Danach empfiehlt es sich, auch direkt mit der Planung anzufangen.
2. Treffen mit dem Professor*in: Wenn du ein Projekt über die Hochschule leitest, solltest du mit deinem*deiner Professor*in regelmäßig darüber im Austausch bleiben.
3. Statusmeeting: Das Statusmeeting ist das Treffen, wo sich das Team regelmäßig trifft, um über die Arbeitspakete und den Fortschritt zu reden. Empfehlenswert ist es, sich einmal in der Woche zu treffen oder mindestens alle zwei Wochen. 
4. Projektabschluss-Meeting: Das Abschluss-Meeting ist dafür da, um über das Ergebnis des Projekts zu reden. Was lief optimal und was lief eher weniger gut im Projektverlauf? 

Alle Meetings sollten im Kommunikationsplan mit Datum, Uhrzeit und Ort festgehalten werden. Empfehlenswert ist es, den Plan tabellarisch darzustellen.

Drei Kostenlose Tools 

• Kalender.digital
  • Unbegrenzte Anwenderzahl
  • Termin Import und Export
  • Unterkalender
• monday.com
  • Tool entwickelt mit Fokus für Projektplanung
  • Kostenlose Version ist für zwei Personen
• Outlook
  • E-Mails und Kalender in einem 
  • Terminplanung und Erinnerung mit mehreren Personen
• ClickUp
  • Vollständige Projektplanung
  • Workspace mit mehren Personen
  • Gantt Chart

Noch mehr interessante kostenlose Tools zu entdecken: Selbstständigkeit und Studium – 5 nützliche Tools für deinen Alltag.

Quellen